I. Zasady ogólne
1. Konferencja Studenckie Onko-Forum 2025 (SOF25), zwana dalej Konferencją, jest organizowana przez Studenckie Koła Naukowe, związane z Narodowym Instytutem Onkologii im. Marii Skłodowskiej- Curie w Warszawie - Państwowym Instytutem Badawczym (NIO-PIB), zwane dalej Organizatorem.
2. Konferencja ma zasięg ogólnopolski i jest skierowana do studentów uczelni wyższych i młodych lekarzy, zainteresowanych szeroko rozumianą problematyką onkologiczną.
3. Konferencja odbędzie się w formie stacjonarnej 24-25 maja 2025 roku w NIO - PIB przy ulicy W.K.Roentgena 5, 02-781 w Warszawie.
4. Językiem obowiązującym podczas konferencji jest język polski.
5. Akceptowane formy prac to: prace oryginalne, prace przeglądowe oraz opisy przypadków.
7. Organizacja Studenckie Onko-Forum posiada oficjalne profile w mediach
społecznościowych:
a. Facebook
b. Instagram
c. Linkedin
8. Organizacja Studenckie Onko-Forum posiada adres e-mail: sof@nio.gov.pl
9. Konferencja SOF25 posiada swoje oficjalne wydarzenie na portalu
społecznościowym Facebook.
10. Organizacja Studenckie Onko-Forum posiada oficjalną stronę internetową pod adresem: sof.nio.gov.pl.
11. Komitet Naukowy Konferencji jest powoływany przez Organizatora. W jego skład wchodzą pracownicy Narodowego Instytutu Onkologii im. Marii Skłodowskiej-Curie oraz specjaliści z innych jednostek, z którymi Organizator nawiązał współpracę, z udokumentowanym dorobkiem naukowym. Komitet Naukowy tworzą recenzenci prac, członkowie Jury oraz Prelegenci biorący udział w wydarzeniu.
12. Niniejszy regulamin stanowi integralną część zgłoszenia i uczestnictwa w Konferencji i obowiązuje wszystkich uczestników.
II. Uczestnictwo
1. Warunkiem przyjęcia zgłoszenia uczestnictwa jest wysłanie zgłoszenia w systemie rejestracyjnym, przez stronę internetową Organizatora pod adresem sof.nio.gov.pl.
2. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany sposobu prowadzenia rejestracji prac.
3. Wyróżnia się 2 rodzaje uczestnictwa – bierne i aktywne.
4. Uczestnik aktywny:
a. zgłasza co najmniej jedno streszczenie (opis przypadku, praca przeglądowa lub
praca oryginalna), przesyłając je przez elektroniczny system rejestracji prac na stronie internetowej Organizatora.
b. otrzymuje certyfikat aktywnego uczestnictwa jeśli spełni następujące warunki:
Prześle zgłoszenie swojej pracy za pomocą elektronicznego systemu rejestracyjnego dostępnego na stronie Organizatora.
Dostarczy Organizatorowi prezentację lub plakat w wyznaczonym, nieprzekraczalnym terminie.
Zaprezentuje swoją pracę podczas Konferencji.
5. Uczestnik bierny:
a. Zgłasza uczestnictwo poprzez formularz rejestracyjny zamieszczony na stronie Organizatora.
b. Termin rejestracji uczestnictwa biernego upływa 16 Maja 2025 roku lub w przypadku wcześniejszego wyczerpania liczby miejsc, o czym Organizator poinformuje na oficjalnym profilu konferencji w mediach społecznościowych.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do przedterminowego zamknięcia rejestracji uczestników zarówno czynnych, jak i biernych.
III. Warunki rejestracji i kwalifikacji streszczeń
1. Zgodnie z rozdz. I art. 4 Regulaminu Konferencji nadesłane streszczenia powinny być przygotowane w języku polskim.
2. Termin nadsyłania streszczeń upływa 14 kwietnia 2025 roku.
3. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany terminów. Informacja o wszelkich zmianach zostanie opublikowana na oficjalnych kanałach komunikacyjnych Konferencji.
4. Zgłoszenia pracy dokonuje się, zgodnie z rozdz. II art. 4 regulaminu, przez elektroniczny system rejestracyjny udostępniony przez Organizatora. Warunkiem przyjęcia pracy jest przekazanie wszystkich wymaganych w treści formularza informacji oraz przesłanie abstraktu w sprecyzowanym poniżej formacie:
Streszczenie pracy oryginalnej powinno składać się z następujących części:
a. Wstęp
b. Cel badań
c. Materiały i metody
d. Wyniki
e. Wnioski
Streszczenie pracy przeglądowej powinno składać się z następujących części:
a. Wstęp
b. Opis problemu
c. Wnioski
Streszczenie opisu przypadku powinno składać się z następujących części:
a. Wstęp
b. Opis przypadku
c. Wnioski
Przesłanie streszczenia w formie niezgodnej ze schematem dla odpowiedniego typu pracy skutkować będzie odrzuceniem pracy.
5. Streszczenie nie może zawierać rycin, wykresów, rysunków oraz zdjęć.
6. Maksymalny limit znaków ze spacjami wynosi 2000. Przekroczenie dopuszczalnego limitu znaków skutkować będzie nieprzyjęciem pracy. Do limitu nie wlicza się tytułu pracy, nagłówków poszczególnych sekcji (Wstęp, Cel badań, Materiały i metody etc.) autorów, afiliacji i danych kontaktowych. Streszczenia prac, które przekroczą dopuszczalny limit znaków zostaną zwrócone aplikującemu, ze wskazaniem przez Organizatora oczekiwanego terminu na przesłanie poprawionej wersji pracy.
7. Każdy aplikujący może zgłosić dowolną liczbę streszczeń.
8. Warunkiem przyjęcia pracy jest zapoznanie się oraz zaakceptowanie polityki ochrony danych osobowych Konferencji, dostępnej w treści formularza rejestracyjnego.
9. Organizator kwalifikuje prace do Sesji Ustnych, Krótkich Doniesień Ustnych lub Plakatowych. Każdy aplikujący zostanie poinformowany o wynikach kwalifikacji (do poszczególnej sesji oraz formy prezentacji) drogą e-mailową, nie później niż do 10 Maja 2025 roku.
10. Kwalifikacja streszczenia do prezentacji na Konferencji dokonywana jest na podstawie średniej arytmetycznej ocen wystawionych przez dwóch losowo przydzielonych recenzentów, powoływanych przez Komitet Naukowy Organizacji.
11. Od niniejszej oceny aplikującemu nie przysługuje odwołanie.
13. Streszczenia zakwalifikowanych do prezentacji prac zostaną opublikowane w
formie suplementu do czasopisma „Nowotwory. Journal of Oncology.” Organizator zastrzega sobie prawo do publikacji książki streszczeń zawierającej zakwalifikowane streszczenia prac, w postaci wydrukowanej oraz elektronicznej, na stronie Konferencji oraz na stronie czasopisma “Nowotwory. Journal of Oncology”.
14. Rejestracja pracy na stronie internetowej oraz przesłanie zgody RODO podpisanej przez wszystkich autorów jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na opublikowanie streszczenia w suplemencie do czasopisma “Nowotwory”.
15. Organizator, Redakcja i Wydawca Suplementu nie ponoszą odpowiedzialności
za poprawność przesłanych przez autorów danych osobowych, nazw
afiliowanych instytucji oraz treści streszczeń.
IV. Zasady przebiegu Konkursu Prac
1. Prace prezentowane w Sesji Ustnej, Sesji Krótkich Doniesień Ustnych oraz Sesji Plakatowych podlegają ocenie przez Jury, powołane przez Komitet Organizacyjny i Naukowy.
2. Organizator nie przewiduje przyznawania miejsc ex aequo w konkursie. W przypadku uzyskania przez dwie lub więcej prac takiej samej oceny, Komitet Naukowy podejmuje decyzję o tym, która z nich otrzyma wyższą lokatę, kierując się dodatkowymi kryteriami merytorycznymi.
3. W sesjach podanych w rozdz. IV art. 1 zostaną przyznane zostaną maksymalnie 3 nagrody.
4. Komitet Naukowy ma prawo przyznać dodatkowe wyróżnienia.
5. Organizator nie przewiduje odwołań od decyzji Komitetu Naukowego.
6. Formą prezentacji jest prezentacja osobista w miejscu odbywania się konferencji. W przypadku niedyspozycji zgłaszającego pracę Autora dopuszczalna jest prezentacja przez Współautora, o czym należy w sposób niezwłoczny poinformować Organizatora. W przypadku uzyskania przez pracę miejsca premiowanego nagrodami przewidzianymi w niniejszym regulaminie, przypisane zostaną one osobie prezentującej.
7. Zmiana osoby prezentującej jest jednorazowa i nieodwołalna.
V. Warunki prezentacji prac w Sesji Ustnej
1. Prezentacja pracy odbywa się w języku polskim.
2. Przyjętą formą wygłoszenia pracy jest prezentacja ustna wraz z
przygotowanym pokazem slajdów. Przygotowaną prezentację należy przesłać w formacie ppt. lub pptx. na adres mailowy sof.streszczenia@nio.gov.pl, najpóźniej do 16 Maja 2025 roku. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za błędy techniczne powstałe na skutek przysłania pracy w formacie innym niż wyznaczony powyżej.
3. Niedotrzymanie terminu podanego w rozdz. V art. 2 jest równoznaczne z rezygnacją z udziału w Konferencji.
4. Czas na prezentację zależny jest od typu zgłoszonej pracy. Przekroczenie limitu czasu przez Autora prezentującego pracę o więcej niż 59 sekund skutkować będzie odjęciem 5 punktów od sumarycznej oceny punktowej pracy.
a. Opisy przypadków - sesje ustne – maksymalny czas na prezentację wynosi 5
minut
b. Prace oryginalne - sesje ustne – maksymalny czas na prezentację wynosi 7
minut,
c. Prace przeglądowe - sesje ustne – maksymalny czas na prezentację wynosi 6
minut.
5. Czas trwania dyskusji po prezentacji wynosi maksymalnie 3 minuty.
6. Kolejność wygłaszania prezentacji w danej sesji odbywa się w porządku zgodnym z programem Konferencji, ustalonym przez Organizatora.
7. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany czasu przeznaczonego na prezentację oraz dyskusję, w zależności od liczby zakwalifikowanych prac, i zobowiązuje się poinformować o tym nie później, niż do 19 maja 2025 roku.
VI. Warunki prezentacji prac w Sesji Krótkich Doniesień Ustnych
1. Prezentacja pracy odbywa się w języku polskim.
2. Przyjętą formą wygłoszenia pracy jest prezentacja ustna wraz z przygotowanym pokazem slajdów. Przygotowaną prezentację należy przesłać w formacie ppt. lub pptx. na adres mailowy sof.streszczenia@nio.gov.pl, najpóźniej
do 16 Maja 2025 roku. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za błędy techniczne powstałe na skutek przysłania pracy w formacie innym niż wyznaczony powyżej.
3. Niedotrzymanie terminu podanego w rozdz. VI art. 3 jest równoznaczne z rezygnacją z udziału w Konferencji.
4. Czas na prezentację zależny jest od typu zgłoszonej pracy. Przekroczenie limitu czasu przez Autora prezentującego pracę o więcej niż 59 sekund skutkować będzie odjęciem 5 punktów od sumarycznej oceny punktowej pracy.
a. Prace przeglądowe – maksymalny czas na prezentację wynosi 5 minut.
b. Prace oryginalne – maksymalny czas na prezentację wynosi 5
minut.
5. Czas trwania dyskusji po prezentacji wynosi maksymalnie 2 minuty.
6. Kolejność wygłaszania prezentacji w danej sesji odbywa się w porządku
zgodnym z programem Konferencji, ustalonym przez Organizatora.
7. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany czasu przeznaczonego na prezentację oraz dyskusję, w zależności od liczby zakwalifikowanych prac i zobowiązuje się poinformować o tym nie później, niż do 19 maja 2025 r.
VII. Warunki prezentacji prac w Sesji Plakatowej
1. Prezentacja pracy odbywa się w języku polskim.
2. Podczas Konferencji wyszczególniony zostanie czas na “Poster Walk”. W tym czasie Autorzy plakatów powinni być obecni przy ekranach, na których wyświetlane będą ich prace. Jury dokona oceny poszczególnych prac, jednocześnie nawiązując dyskusję z Autorem prezentującym plakat.
3. Przygotowany plakat należy przesłać w formacie ppt. lub pptx. na adres mailowy sof.streszczenia@nio.gov.pl najpóźniej do 16 Maja 2025 roku. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za błędy techniczne powstałe na skutek przysłania pracy w formacie innym niż wyznaczony powyżej.
4. Niedotrzymanie terminu podanego w rozdz. VII art. 3 jest równoznaczne z rezygnacją z udziału w Konferencji.
5. Kolejność wygłaszania prezentacji w danej sesji odbywa się w porządku zgodnym z programem Konferencji.
8. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany czasu przeznaczonego na prezentację oraz dyskusję, w zależności od liczby zakwalifikowanych prac i zobowiązuje się poinformować o tym nie później, niż do 19 maja 2025 r.
VIII. Sesja Grand Prix
1. Sesja Grand Prix przeprowadzana jest zgodnie z zasadami dotyczącymi Sesji Ustnych, stanowiącymi rozdz. V niniejszego regulaminu.
Może Cię zainteresować